Lecciones aprendidas de organizar una Hackaton con Microsoft Teams

Recientemente desde la unidad de transformación digital de la Universidad CEU hemos ayudado a organizar un hackathon con la Herramienta Microsoft Teams, fruto de esta experiencia quiero compartir alguna reflexiones.

Qué objetivos se consiguen con un Hackathon

Un Hackathon es un evento que fomenta el trabajo en equipo, los grupos (de unas 4-6 personas) de distintas titulaciones y áreas deberán enfrentarse al reto propuesto por área. Dispondrán de 24/48 horas para resolverlo. Para ello se cuenta con expertos profesionales del sector que irán asesorando, guiando y aconsejando. Durante el evento se irán realizando talleres formativos relacionados con la temática planteada.

El objetivo es crear un ecosistema de innovación y creatividad, fomentando el trabajo en equipo, la co-creación basada en la metodología del reto.

Si se organiza con partners se podrá dar visibilidad a sus servicios, materializar las mejores ideas y captar talento.

Ventajas para los participantes de un Hackathon

Algunas de las ventajas que obtendrán nuestros participantes en esta maratón formativa aplicada serán:

Son un plus interesante en el Currículum Vitae para los participantes.
Permiten tener ya una primera experiencia laboral, un requisito cada vez más importante durante la búsqueda de trabajo.
Se fomenta el networking, el estudiante podrá conocer y tratar de primera mano con profesionales del sector.
La posibilidad de conocer a los partners desde otro punto de vista (y como posible futuro lugar de trabajo).
Son una excelente manera para hacer nuevas amistades entre los participantes.
El equipo ganador recibe recompensas atractivas (premio en metálico, diferentes gadgets tecnológicos, y la posibilidad de continuar la idea dentro de la empresa).

¿Qué necesidades tendríamos a la hora de organizar un hackathon?

Excelente conexión a internet.
Acceso a Microsoft Teams, registrase como usuario en Office365.
Un jurado para evaluar el proyecto ganador.
Gestión de incidencias informáticas.
Control de asistentes.
Una dotación económica para el premio.
Seleccionar red de expertos para las píldoras formativas workshops y el mentoring en tiempo real a los diferentes proyectos.
Cámara y micrófono para las reuniones / videollamadas.
Selección de fechas óptimas para la mayor afluencia.
Licencias a un sistema de reservas para pedir citas con los mentores (Microsoft Booking).

Algunos valores que se pueden transmitir gracias a un Hackathon:

Innovación.
Green // Ecofriendly.
Libertad.
Liderazgo.
Creatividad.
Tecnología como herramienta de cambio.
Diversión ante un reto colaborativo // fomento del trabajo en equipo multidisciplinar.

Planning del hackathon

Duración: 1día / 2 días

Presentación: Se comenzará con un discurso de apertura de los organizadores y la presentación del evento. Con los horarios y las actividades, y el lema del evento.

Conferencias: Se ofrecerán durante el transcurso conferencias, como charlas o talleres grupales. Se tratarán temas que encajan con el lema del evento y que ofrecen a las partes interesadas información agrupada.

Generación de equipos: por lo general, los equipos no son fijos de antemano, sino que se forman de cara a cada proyecto y son relativamente espontáneos. Los equipos deben ser lo más heterogéneos posible: personas con diferentes conocimientos y experiencias pueden impulsar un gran proyecto en poco tiempo.

Trabajo de desarrollo: una vez que se forma el equipo, comienza el trabajo real. La idea inicial se elabora en conjunto, se lleva a cabo una lluvia de ideas para recopilar posibles estrategias y diferentes soluciones para la implementación. Solo en raras ocasiones los participantes desarrollan productos completamente terminados dentro del tiempo dado, pero este no es el propósito de una hackathon: se trata más bien de encontrar soluciones creativas e intercambiar ideas.

Presentación: particularmente en el caso de eventos de mayor duración, se realizan presentaciones intermedias para informar sobre el estado actual de los proyectos y señalar los desafíos. Esto también puede ser una oportunidad para buscar el consejo de otros participantes. Al final del evento, los participantes presentan sus resultados.

Ceremonia de entrega de premios: el evento termina con una ceremonia de entrega de premios. El jurado (normalmente compuesto por organizadores, expertos prominentes en el campo tecnológico o representantes de empresas seleccionadas) elige a los ganadores. Los equipos pueden ganar premios en metálico, no monetarios o servicios, como cursos especializados o coaching.

Talleres finales y charlas compartidas: se compartirán experiencias finales de los asistentes, qué han aprendido, qué ha supuesto, qué se llevan. Se realizarán talleres sobre cómo monetizar los desarrollos, implantación de proyectos, pasos para tangibilizar resultados posibles.

¿Por qué Microsoft Teams?

Para la implementación de toda esta estructura a lo digital se necesita un entorno virtual para el trabajo cooperativo de todos los equipos y la comunicación continua entre los participantes, mentores y miembros de la organización.

La herramienta elegida Microsoft Teams. Microsoft Teams es una plataforma colaborativa donde personas de una misma organización e invitados externos pueden:

Organizarse en equipos y desarrollar su trabajo.
Compartir información (documentos, hojas de cálculo, imágenes…)
Realizar llamadas o videollamadas, tanto de uno a uno como en grupo pudiendo compartir tu pantalla o ceder el control de tu pantalla a otra persona en la llamada.
Queda reflejada en la herramienta la huella colaborativa y conversacional de los equipos. La información queda almacenada organizada por canales.
Elaborar documentación de forma colaborativa y concurrente comentando cualquier cuestión relevante que queda almacenada sin necesidad de enviar correos electrónicos.
Incorporarse más tarde a un equipo (o ser invitado) y acceder a todo el histórico de información de ese equipo.

¿Cómo se articuló todo esto en Microsoft Teams?

Los números variarán en función del volumen del Hackathon. En esta línea de trabajo se confeccionó:

1 equipo de Microsoft Teams.
28 canales a modo salas para organizar los equipos por retos (privados para los equipos). Cada miembro podrá acceder a su canal privado para la realización del reto. Los administradores y mentores tendrán acceso a los canales privados de trabajo.
4 canales públicos para las conferencias, exposiciones por retos y entrega de premios. Al hacer las reuniones en canales se evitan confusiones a la hora de saber dónde está la reunión y cuál es la reunión generada.
1 canal privado para el jurado y 1 canal privado para la organización.
175 miembros agregados / etiquetados por área para su posterior clasificación por retos y mentorías. De esta forma los usuarios puedan saber quién es quién. Los miembros externos a la organización será agregados como invitados.
Programación de 5 reuniones videollamadas generales dentro de los canales respectivos (Inauguración // Ponencias // Exposiciones // Jurado). Los organizadores se encargan de coordinar las videollamadas y de dar el orden de participación a los presentadores/participantes donde podrán compartir sus pantallas si se estima necesario. Teams permite que todos puedan hablar y debatir sobre la pantalla compartida a la vez que se interactúa sobre ella.
Creación de sistema de reservas para coger cita con los mentores con Microsoft Bookings, para ello habilitar una agenda con las disponibilidades de los mentores // generándose más de 70 reuniones, con un coordinador para la gestión de las reservas.
Creación de formulario en Microsoft Forms para la inscripción a los retos.
Creación de formularios por retos en Microsoft Forms para la evaluación de jurados.
Evento final de tipo Teams Event Live para la entrega de premios para la clausura, estableciendo presentadores, productores y moderación de chat.
Publicaciones en los diferentes canales para organizar y dinamizar durante todo el transcurso del reto. Si quiero que alguien del equipo se entere de mi comentario, puedo nombrarlo dentro del mensaje con @nombre-equipo. Al tener canales puedo mencionar por canal o por etiquetas si tengo a las personas categorizadas.
Envío del manual de uso y funcionamiento de Microsoft Teams para todos los asistentes una semana antes del hackathon.
Formación y asesoramiento en Microsoft Teams a todo el equipo de la organización y partners.
Finalmente, informe final de evaluación de resultados.

Por toda la información aportada anteriormente podemos concluir que la elaboración de este tipo de eventos es muy positiva tanto para la empresa que la organiza como para los participantes.