Tutorial Microsoft Power Automate: Automatizaci贸n de flujos de trabajo para mejorar la productividad

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¿Qu茅 es Microsoft Power Automate?

馃數  Microsoft Power Automate es una aplicaci贸n de automatizaci贸n de flujos de trabajo a trav茅s de la cual las tareas repetitivas se vuelven f谩ciles (se encuentra dentro del completo conjunto de soluciones que conforman Microsoft Power Platform: Power BI, Power Apps, Power Automate y Power Virtual Agents). 

Te permite crear y personalizar tareas autom谩ticas en la nube, integrando tus aplicaciones y servicios favoritos para recibir notificaciones, sincronizar archivos, recopilar datos, y mucho m谩s.

Puedes crear flujos de trabajo automatizados sin c贸digo o con muy poco c贸digo, lo que se conoce como Low Code. Desde siempre los procesos de automatizaci贸n estaban reservados a personas que saben programar, pero Power Automate es una herramienta para el usuario final con la que puedes crear estos procesos automatizados de forma sencilla. 

馃敶 AVISO: No todos los equipos est谩n preparados para trabajar con Power Automate, yo soy partidario de realizar flujos con ellos antes, acostumbrarles a realizar el proceso, pintar el diagrama de flujo, que conozcan bien la herramienta y sus posibilidades, adem谩s de  su integraci贸n con las listas y sitios de sharepoint. Una vez llegados a esta fase, se le podr谩 dar soporte y autonom铆a propia al departamento para realizar sus propios flujos, siempre con un seguimiento.  



Con el objetivo de aumentar la productividad y la eficiencia empresarial.

Las posibilidades que ofrece el software de automatizaci贸n de procesos son muy amplias, ya que podr谩s administrar y activar tus flujos de trabajo con solo tocar un bot贸n, guardar datos adjuntos de correos electr贸nicos en OneDrive, crear tareas en Planner cuando se crean en Outlook, recibir alertas diarias, copiar archivos de una carpeta de Sharepoint a una carpeta de Dropbox, etc.

7 Beneficios de usar Microsoft Power Automate

  1. ✅  Democratiza la automatizaci贸n de flujos, no requiere de grandes conocimiento para implementar flujos.
  2. ✅  Es r谩pido y 谩gil a cambios.
  3. ✅  Las tareas repetitivas y rutinarias se vuelven r谩pidas y f谩ciles
  4. ✅  Activa el Sistema de aprobaciones dentro de la empresa
  5. ✅  Est谩 integrado paquete office 365
  6. ✅  Compatibilidad con datos procedentes de cualquier API
  7. ✅  Ahorra tiempo y esfuerzo de los equipos para que se puedan centrar en las actividades que verdaderamente no son automatizables.

¿C贸mo usar Microsoft Power Automate?

Empezar a usar Power Automate es muy sencillo, solo necesitas acceso a office 365. El primer paso es registrarse gratis y ya estar铆a listo para comenzar.

Si cuentas con una cuenta de empresa de Microsoft 365 o tienes una cuenta educativa, incluso con una cuenta gratuita puedes acceder a Power Automate, aunque con la cuenta gratuita no podr谩s compartir flujos, y dependiendo de la licencia que adquieras tendr谩s acceso a m谩s o menos funcionalidades de la herramienta.

La aplicaci贸n viene con plantillas predefinidas listas para usar y recomendaciones sobre qu茅 aplicaciones se pueden vincular. La navegaci贸n es muy intuitiva, lo que hace que sea perfecta para usuarios con poca experiencia o pocos conocimientos de programaci贸n.

Empezar a ahorrar tiempo y trabajo en tu d铆a a d铆a en esas tareas repetitivas y as铆 tener m谩s tiempo para dedicarte a otras tareas m谩s importantes.

C贸mo funciona Power Automate

El modelo de desarrollo se basa en Cajas/bloques. Cada Caja podr铆a considerarse una ACCI脫N completa que tiene distintas entradas y salidas y realiza un proceso. Las distintos Cajas pueden conectarse entre s铆, y es posible a帽adir l贸gica a la composici贸n, permitiendo un procesado complejo. Puedes arr谩strarlas y se ejecutan de forma secuencial de arriba a abajo. Cada flujo tiene una o m谩s acciones.

Conectores Power Automate

Otra de las grandes ventajas de Power Automate es la integraci贸n total con otros servicios de Microsoft o de terceros. Los conectores son los encargados de facilitar esto y es que la herramienta cuenta con casi 300 conectores predefinidos, entre los que destacan Sharepoint, Outlook, Mailchimp, GitHub, Dropbox, YouTube, WordPress…

Es importante tener en cuenta que hay conectores PREMIUM, por tanto son de pago, uno de los m谩s utilizados es de rellenar una plantilla de WORD y otro el de CONVERTIR a PDF.  

10 puntos a tener en cuenta

  1. ✅ Si el proceso es complejo en su inicio, lo m谩s probable es que tambi茅n lo ser谩 en lo digital, lograr simplificarlo siempre ser谩 beneficioso.
  2. ✅ Pasar de papel a digital no es digitalizaci贸n. Se trata de escuchar, ayudar e implicar a los equipos para que el proceso sea el 贸ptimo.
  3. ✅ A m谩s actores mas complicado es el proceso.
  4. ✅ Es conveniente establecer un criterio de conveniencia (alcance, impactos, horas de ahorro con el flujo) antes de digitalizar un proceso. No todos los procesos valen para ser automatizados. 
  5. ✅ Siempre hay un coste inicial de formaci贸n a los equipos para que entienda el proceso de digitalizaci贸n.
  6. ✅ Los flujos son como trajes a medida, hay cambios en los flujos que requieren de un redise帽o completo, por tanto, es muy importante decidir desde el principio que es lo que se quiere.
  7. ✅ El coste de mantenimiento es como el iceberg, que solo se ve la punta pero no el mantenimiento. 
  8. ✅  Es conveniente realizar test con el usuario final antes de lanzar el proyecto. 
  9. ✅ Recomiendo disponer una lista de sharepoint con un INVENTARIO de procesos, donde lleves control de todos los proyectos creados con informaci贸n relativa al proyecto, indicadores, fechas, actores implicados, complejidad, departamentos implicados y UN LINK al flujo, sharepoint y formularios relacionados.
  10. ✅ Es mala idea lanzar un proceso un viernes o a 煤ltima hora de la tarde. Es conveniente llevar un seguimiento muy de cerca de los flujos, sobre todo en sus primeras horas de lanzamiento. Por tanto, el mantenimiento en esas primeras horas es vital.

Tipos de flujos

Crearemos flujos de nube cuando necesitemos que estos se activen de forma autom谩tica, instant谩nea o mediante una programaci贸n, te describo estos tres tipos de flujos de nube:

  1. ✅ Flujos automatizados, se desencadenan mediante un evento, por ejemplo, por la llegada de un correo electr贸nico, por la modificaci贸n de un elemento de una lista de SharePoint, o cuando llega un tuit con un determinado hashtag. Los desencadenadores (triggers) son los que inician el flujo de trabajo. Puede ser un email nuevo, cuando se guarde un nuevo documento o un v铆deo nuevo en tu canal de YouTube. Cada conector tiene al menos un desencadenador.
  2. ✅  Flujos instant谩neos se inician mediante un bot贸n en el escritorio o desde un dispositivo m贸vil, hay muchas tareas repetitivas que todos deseamos poder ejecutar con solo pulsar un bot贸n, por ejemplo, enviar de forma instant谩nea un recordatorio a un equipo de Teams con solo presionar un bot贸n en nuestro dispositivo m贸vil.
  3. ✅  Flujos programados, se activan mediante una programaci贸n que puede ser diaria, semanal, etc. o en un horario en concreto. Por ejemplo, podr铆amos enviar todos los viernes a la persona responsable un correo electr贸nico con un v铆nculo a un informe que le tenemos que entregar, o enviar un formulario o encuesta para que la rellenen de forma programada un grupo de usuarios/as.

Las aprobaciones // Approvals 

馃數 Merece una menci贸n especial las aprobaciones. Power Automate te permite crear aprobaciones para los procesos. Las aprobaciones est谩n centralizadas dentro de una secci贸n propia en Microsoft Power Automate. Te permite re-asignar la aprobaci贸n. Tienen un tiempo de aprobaci贸n de M脕XIMO 30 d铆as.

C贸mo se muestra en la imagen siguiente tambi茅n se agrupan en la parte de APROBACI脫NES de Microsoft Teams.  

Cuando creas una acci贸n de tipo APROBACI脫N hay varias opciones:

  1. ✅ Aprobar o rechazar: primero en responder
  2. ✅ Aprobar o rechazar: todos deben aprobar
  3. ✅ Respuestas personalizadas: esperar a todas las respuestas
  4. ✅ Respuestas personalizadas: esperar una respuesta



Cuando se crean las aprobaciones a trav茅s de un flujo se pueden desactivar las notificaciones para que no lleguen notificaciones a TEAMS. De esta forma, cuando se crea una aprobaci贸n se genera un LINK 馃敶 para su aprobaci贸n. Ese link lo podemos almacenar en una columna de la lista de sharepoint para poder acceder a 茅l desde la lista. En la imagen siguiente se observa como cada registro tiene su link de aprobaci贸n correspondiente.

10 Buenas pr谩cticas con Power Automate - LOW CODE 馃

  1. ✅ Las variables que utilices se definen siempre al principio
  2. ✅ Haz tu flujo legible, f谩cil de mantener, a帽ade comentarios, notas explicativas y trata de usar siempre la misma estructura.
  3. ✅ Atribuye a tus flujos nombres descriptivos siguiendo un patr贸n.
  4. ✅ Si hay bloques de c贸digo que se pueden agrupar porque conforman una estructura, a帽谩delos en un SCOPE.
  5. ✅ GESTI脫N DE LOS ERRORES con la propiedad HAS FAILED
  6. ✅ Haz LOTES DE PRUEBAS por ACCIONES determinadas
  7. ✅ Trabaja con TABLAS MAESTRO para obtener datos adicionales f谩cilmente mantenibles y centralizados.
  8. ✅ Pon de co-autores a cuentas de empresa para que puedan acceder otros compa帽eros para su mantenimiento.
  9. ✅ Verifica que los flujos funcionan correctamente, valida su tiempo de ejecuci贸n y que todos finalizan.
  10. ✅ DOCUM脡NTALOS, guarda su diagrama de flujo y documentos explicativos en un sharepoint con toda la info del proceso. 

Integraci贸n de un proceso con LISTAS DE SHAREPOINT

✅ Finalmente, como broche de oro para automatizar un proceso recomendar铆a crear un FORMULARIO de Microsoft Forms con la recogida inicial de campos. Despu茅s crea una LISTA para INTEGRARLOS. Con茅ctalos f谩cilmente con un FLUJO en Power Automate. En apenas minutos tendr谩s automatizado la carga de datos en una lista de sharepoint.


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