Uso de Sharepoint para crear tu propias paginas web de comunicación interna

SharePoint es una herramienta diseñada por Microsoft para la gestión documental y el trabajo en equipo, siendo formada por una serie de productos y elementos de software con funciones como la colaboración, administración de procesos, búsqueda y administración de documentos.

🔵 La gestión de documentos de SharePoint permite:

Almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo.
Acceder a dicha información rápidamente y de manera segura.
Control de versiones.
Crear documentos de Microsoft Office para guardarlos en SharePoint directamente.
Protección de contenido confidencial con permisos en el nivel del documento.
Acceso a documentos sin conexión a internet

🔵 Incluyen gran cantidad de funcionalidades y modelos que permiten, de forma ágil, flexibe y escalable:

Construir soluciones de intranet, portal del empleado, portales web con una potente gestión de contenidos, extranets y sitios de colaboración con clientes y proveedores.
Gestiones de calidad o de incidencias y peticiones, o de proyectos, o de lanzamientos de productos, o de comités.
Cuadros de mando integral.
Gestiones de proceso basadas en solicitud de todo tipo.
Un sin fin de soluciones empresariales que tengan que ver con la colaboración, la comunicación, la gestión del conocimiento y la inteligencia de negocio.

🔵 Además permite funciones para el trabajo en equipo, tales como:

Crear espacios o sitios web (incluso ‘subsitios’ dentro del mismo espacio) para el trabajo en grupo, donde colaborar, compartir contenidos y organizar el trabajo mediante calendarios, tareas asociadas a usuarios, etc.
Extranet para compartir archivos de gran tamaño.
Colaboración y comunicación online entre equipos.
Compartir actualizaciones de estado e información detallada personal con compañeros de trabajo.
Mantener a los equipos sincronizados.
Mantenerse al día de la información y las noticias de la institución.
Comunicación en tiempo real con los compañeros.

✅ Crear un sitio web en Sharepoint.

A la hora de crear un sitio hay que diferenciar en sitios de grupo o sitios de comunicación. Los sitios de comunicación son mucho más visuales. Mucha gente no sabe que cuando creas un equipo de TEAMS se configura internamente un esqueleto de sharepoint que respalda al equipo de TEAMS con los documentos subidos a TEAMS. Este tipo de equipo de TEAMS es de tipo grupo y es menos visual y dinámico que el de COMUNICACIÓN.

Con dos clicks crearás tu primer sharepoint, solo tendrás que seleccionar "sitio de comunicación" y especificar el nombre del sitio y descripción, además podrás seleccionar entre diferentes plantillas ya pre-configuradas.

El botón más importante una vez creas tu primer Sharepoint es el de configuración, desde la que podrás acceder a: contenidos del sitio, permisos y plantillas.

✅ Hay 3 ROLES DE PERMISOS de Usuario:

Propietarios (CONTROL TOTAL)
Miembros (EDICIÓN)
Visitantes (LECTURA) - TODOS
Se pueden crear grupos nuevos con roles nuevos.

✅ Hay 3 TIPOS IMPORTANTES tipos de Contenidos en un Sharepoint:

DOCUMENTOS
LISTAS (Ver post relacionado)
PÁGINAS WEB
EVENTOS

✅ Estructura web.

La hora de crear la página web es importante tener clara la arquitectura de contenido y la estructura de carpetas.

La página de inicio es la principal y está en el primer nivel. Si nuestra web fuera una pirámide, la página de inicio o home sería la cima. Ahí debes mostrar contenido suficiente para que los nuevos usuarios que lleguen a tu sharepoint sepan de qué trata tu web.

Desde la página de inicio tendrás que enlazar a páginas de segundo nivel o páginas pilar del SILO. Estas pueden ser categorías de departamento, secciones de una universidad o servicios que ofrece tu organización. Desde el segundo nivel se enlazará a las páginas de tercer nivel que suelen contener información más específica y estrechamente relacionada con la temática de la página de segundo nivel que la enlaza. Si bien puede haber más niveles, debemos intentar que el usuario en tan solo tres clics llegue a donde buscaba

✅ Añadir secciones web.

A la hora de diseñar cada una de las páginas web es muy importante definir la estructura de la web. La gran mayoría de las páginas web tienen divisiones o secciones similares. Lo usual es que, en la parte superior de la página se encuentre una cabecera, seguido de un cuerpo principal que suele estar flanqueado por una columna lateral (tanto a la izquierda como a la derecha) o dos columnas laterales, seguidas al final de la página por un pie de página. Además, con un menú de navegación constante en toda la navegación.

Haga clic en + del lateral para crear los diferentes bloques.

✅ Añadir elementos web

Un elemento web es un componente individual de contenido que se puede colocar en una página de SharePoint. Los elementos web se pueden mover, agregar y eliminar, enmarcar con bordes y títulos, y cerrar y volver a abrir, según sus necesidades.

Podrás colocar elementos web en tu página para que los usuarios lean y accedan a elementos de sus aplicaciones, como anuncios, textos con formato e imágenes adicionales para mejorar la experiencia de navegación, noticias, documentos, vínculos, calendarios y contactos, etc... más de 30 elementos diferentes.

Haga clic en + y verá una lista de elementos web entre los que elegir. Para encontrar fácilmente el elemento web que está buscando, empiece a escribir en el cuadro Buscar.

✅ Desde la configuración avanzada podremos acceder a la configuración del idioma para configurar el sitio multi-idioma.

✅ ¿Cuántos han visto mi Sharepoint?

Desde configuración > uso del sitio podrás consultar el numero de visitas que ha tenido tu sharepoint. Muestra el número total de visitas al contenido de este sitio durante los últimos 7 días, los últimos 30 días y los últimos 90 días. Muestra el contenido más popular del sitio ordenado por páginas de sitio, publicaciones de noticias y documentos. Muestra la tendencia por hora de las visitas al sitio durante los últimos 7 días, los últimos 30 días y los últimos 90 días para la zona horaria local del visor.

✅ Finalmente, una buena práctica es incluir tu sharepoint en una pestaña de tu equipo de TEAMS