Uso de Microsoft List para organizar tu información

¿Cómo puedo gestionar mi propia información?

DEJA que tu información FLUYA gracias a las LISTAS de Sharepoint.

Microsoft List permite crear listas simples, inteligentes y flexibles para ayudarte a estar al día con tu equipo y tener a mano toda la información para poder organizar de forma mucho más efectiva tu trabajo. El funcionamiento de Microsoft Lists es simple, ya que permite crear desde cero, o por plantillas, tablas de registros listas para usar, y compartirlas fácilmente con cualquier persona y desde cualquier dispositivo. Las listas son inteligentes, ya que permiten mantener a todos los usuarios implicados sincronizados e informados mediante alertas y gracias a sus características colaborativas. Lists, además, es de lo más flexible, ​pues permite personalizar listas a nuestro gusto y según las necesidades de nuestro trabajo y nuestra organización.

🔵 Microsoft Lists incorpora una serie de plantillas que te ayudarán a ahorrar tiempo en la creación de nuevas listas o te servirán de inspiración.

Dentro del paquete office365 puedo crear mi propia lista desde el acceso directo en el conjunto de herramientas 365. Otra opción es crearlo desde un sharepoint, desde la carpeta contenidos. 

¿Es Microsoft List el nuevo excel?

Cuando observamos una lista por primera vez, nos recuerda mucho a excel.

🔵 Cada fila es un REGISTRO. 

🔵 La INFORMACIÓN está CLASIFICADA en columnas. Puedes añadir, eliminar, mover y ocultar nuevas columnas. Para eliminar o editar, seleccionas la columna > configuración y editar.

✅  Tipos de campos para cada columna, cada columna debe ser definida con un tipo de campo: 

• PERSONA
• HIPERVINCULO
• OPCIÓN
• FECHA
• NUMERO
• TEXTO SIMPLE
• TEXTO LARGO
• CALCULADOS

El tipo opción nos permite crear valores despegables cerrados. Ejemplo: Facultad de tipo OPCIÓN con las diferentes facultades.

Otro ejemplo de tipo OPCIÓN es esta imagen de aquí con el campo ESTADOS que tiene 5 valores cerrados: Pendiente revisión tutor, Solicitado Cambios, Enviada Comité, Cancelada, Cambios realizados. De esta forma, podremos filtrar por estos campos. 

🔵 Es interesante DAR FORMATO VISUAL a cada columna. Ejemplo FECHAS. Sin duda esto le da un toque distintivo a las listas, y las hace mucho más visibles y entendibles al navegar por su información.

🔵 Eliminar registros. 

🔵 Gestionar los permisos. Para acceder a los permisos para esa LISTA > pincha en la tuerca y accedes a la configuración de la lista.

🔵 Crear fichas por registros. Para ello deberemos maquetarlas en JSON, con ello lograremos un aspecto visual mucho más mejorado. 

✅ Ejemplos de ficha por registro. Cuando hacemos doble click en uno de los registros se abre una ventana con los datos ampliados del registro seleccionado.

Para ello deberemos maquetarlas en JSON:

✅ También puedes FILTRAR POR COLUMNA. Puedes filtrar por campos y ordenarlos ascendentemente o descendentemente. También podrás hacer que unas determinadas columnas al hacer click sobre ellos EJECUTEN FLUJOS AUTOMATIZADOS, como en la imagen siguiente con las columnas: ACEPTAR, DENEGAR. 

🔵 Crear vistas personalizadas. Puedes filtrar creando condiciones y ocultando columnas por vista. Los datos son los mismos solo que los visualizas de forma personalizada. Puedes crear tantas vistas como necesites.

🔵 EXPORTAR/IMPORTAR EXCEL. Al ser una herramienta del paquete office 365 se integra perfectamente con excel tanto para importar un excel a una lista como exportar una lista a un excel. 

🔵 Intégralas en TEAMS. Finalmente, una buena práctica es incluir tu LISTA en una pestaña de tu equipo de TEAMS

✅ Finalmente, como broche de oro para automatizar un proceso recomendaría crear un FORMULARIO de Microsoft Forms con la recogida inicial de campos. Después crea una LISTA para INTEGRARLOS. Conéctalos fácilmente con un FLUJO en Power Automate. En apenas minutos tendrás automatizado la carga de datos en una lista de sharepoint. 

 ¡¡¡¡Gracias!!!!!!! TUS DATOS te esperan.

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