馃幆 Microsoft TEAMS como herramienta comunicativa en las organizaciones
¿Qu茅 ventajas ofrece Microsoft Teams?
- Trabajar entre personas de un mismo equipo, compartiendo entre ellos sus recursos.
- Permite realizar llamadas / videollamadas / Chat empresarial manteniendo reuniones uno a uno o en grupo y compartir pantalla o ceder la pantalla a otro compa帽ero del equipo.
- Aporta un sitio en com煤n con la mensajer铆a y almacenamiento de archivos en la nube (sharepoint//onedrive).
- Permite simplificar el trabajo en equipo al eliminar gran cantidad de emails y comunicaciones enviadas habitualmente en cualquier proyecto.
- Ofrece seguimiento, a trav茅s del historial de chats y notificaciones.
- Integraci贸n con office 365 y TEAMS.
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- Organizar el equipo y desarrollar su trabajo. Con Teams puedes crear EQUIPOS con compa帽eros de trabajo y/o otras personas.
- Compartir informaci贸n (documentos, pdf, videos…). Puedes subir documentos (Word, Excel, PowerPoint, etc.) sobre los que pueden trabajar todos los miembros del equipo.
- Queda reflejada en la herramienta la huella colaborativa y conversacional de los participantes. La informaci贸n queda almacenada.
- Teams nos permite referenciar a toda la documentaci贸n comentando cualquier cuesti贸n relevante que queda almacenada sin necesidad de enviar correos electr贸nicos.
- Los usuarios pueden incorporarse m谩s tarde a un equipo (o ser invitados) y acceder a todo el hist贸rico de informaci贸n de ese equipo.
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Una de las mayores ventajas que le veo es que permite el Trabajo en com煤n que se est茅 realizando sin tener que enviar correos electr贸nicos y con la huella de todo lo que sucede.
¿C贸mo empiezo a utilizar Microsoft Teams?
馃數 Para comenzar a utilizar Microsoft Teams es necesario tener activado Office 365 en la cuenta institucional, educativa o de la empresa.
馃數 Para acceder a Microsoft Teams podr谩s hacerlo a trav茅s de internet, accediendo a la p谩gina: portal.office.com y una vez validado con su usuario acceder谩s al paquete Office 365. Tambi茅n puedes instalarte la aplicaci贸n de escritorio que es algo m谩s completa. Adem谩s, tambi茅n dispones de la aplicaci贸n en el m贸vil.
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Crear un equipo de trabajo
馃數 Si hago clic en Crear Equipo priero me muestra una tipolog铆a de posibles tipos de Equipo que puedo formar (Clase, docencia, etc.) orientados a la docencia. Si quiero simplemente un grupo colaborativo con mis compa帽eros, superiores o subordinados de mi unidad selecciono Otros.
Creemos un canal para tratar un tema
馃數 Al hacer clic en el men煤 Izquierdo en esta opci贸n se muestran los equipos a los que pertenezco. Selecciono el equipo al que me quiero dirigir.
馃數 Respecto a los canales queremos resaltar la importancia de establecer bien la clasificaci贸n de los canales (p煤blicos y privados), a su vez las respectivas pesta帽as para cada canal. De esta forma, el usuario podr谩 ir navegando dentro del equipo de TEAMS por cada uno de los canales y sus pesta帽as relacionadas.
En cada una de estas pesta帽as hemos visto que la opci贸n de embeber contenido de sharepoint es la m谩s visual para el sistema y nos permite que el usuario siga navegando dentro de TEAMS sin que se escape del espacio, consiguiendo una mayor experiencia dentro del mismo TEAMS. Por esta raz贸n, se recomienda dise帽ar secciones en Sharepoint (una por canal), todas con la misma apariencia visual, primando los rostros de las personas y la contextualizaci贸n de contenidos por 谩rea. 馃敆 CONSULTA ESTE POST SOBRE SHAREPOINT
De forma paralela, se recomienda en el equipo de TEAMS habilitar una pesta帽a privada oculta de tipo ADMIN, para el equipo de administraci贸n del TEAMS. El objetivo final de este canal ser谩 el de gestionar todas las incidencias, dudas que surjan dentro de la plataforma, adem谩s de poder establecer reuniones de coordinaci贸n bajo dicho canal.
En dichas reuniones grupales, al igual que en las presenciales, se podr谩 compartir escritorio con v铆deos en pantalla, powerpoint/pdf promocionales previamente preparados, con esto se aportar谩 un mayor valor a帽adido a la reuni贸n.
A su vez, previamente en el equipo de TEAMS se habr谩 publicado una conversaci贸n de tipo “ANUNCIO”, (TEAMS dota de una mayor fuerza visual a este tipo de publicaciones) avisando del timing de reuniones e invitando a participar.
Dichas reuniones se recomiendan que sean grabadas para que luego queden reflejadas en el canal y cualquiera pueda consultarlas en diferido.
¿Reuniones versus Event Live versus Webinar?
- Crear una reuni贸n – Video llamada
- Crear un Event Live. C贸mo producir un event LIVE
- Diferencias entre video llamada y event live (Pros y contras)
- Roles posibles (Presentador, organizador, moderador)
- Moderaci贸n de comentarios
✅ REUNIONES EN TEAMS
Directrices video llamadas en TEAMS
Deber谩n entrar a la sala con el micr贸fono y la c谩mara desenchufada. Para ello se recomienda configurarlo as铆 previamente en la reuni贸n.
El moderador debe avisar de esto al principio de la video llamada. El moderador llevar谩 el seguimiento y orden de intervenci贸n. Puede publicar en el chat de la videollamada el orden de intervenci贸n.
Por si acaso, est谩 la opci贸n de “Silenciar a todos” y que se activen el micr贸fono solo los que presentan. Por tanto, se deber谩 moderar para evitar que hable todo el mundo a la vez. Adem谩s, se puede ir uno a uno asignando el rol de asistente.
Los que presenten podr谩n compartir pantalla.
Si alguien quiere participar deber谩 “Levantar la mano” con el icono de TEAMS de la mano.
Deber谩 ser el coordinador de cada mesa el que facilite el enlace de la mesa en TEAMS a los que presentan para asegurarse que est谩n todos.
El enlace es el mismo para los presentadores que para los espectadores.
Los asistentes deber谩n unirse a la hora acordada. Si se diera el caso de que el coordinador viera que falta alg煤n presentador en la reuni贸n puede invitarlos manualmente as铆.
¡Tambi茅n podr谩s grabar las sesiones!
✅ Las CONVERSACIONES chat en TEAMS
Crear un chat o llamada con m煤ltiples usuarios
En la parte superior izquierda hacemos clic en la opci贸n, y podremos crear un nuevo chat con varios miembros del equipo. A continuaci贸n, a帽adimos un nombre para el nuevo chat e incluimos los miembros que queremos que integren el nuevo chat.
Botones dentro de un chat
En la parte superior derecha de un chat, podemos encontrar cuatro botones:
- Videollamada
- Llamada de audio
- Compartir la pantalla
- Agregar personas
TRUCOS: A tener en cuenta:
1.- Si quiero que alguien del equipo se entere de mi comentario, puedo nombrarlo dentro del mensaje con @nombre, por ejemplo @maria
Chatea
- B煤squedas y chats ilimitados: comparte tu opini贸n y agrega tu toque personal. Env铆a GIF, adhesivos y emojis en un chat grupal o en mensajes individuales.
- Etiqueta personas para dar visibilidad a su mensaje: en un chat o en una conversaci贸n del canal, escriba @, seguido por el nombre de otro miembro del equipo o su direcci贸n de correo electr贸nico, y selecci贸nelo. De esta forma, recibir谩 una notificaci贸n sobre la conversaci贸n en su fuente de actividades.Colabora
- Colaboraci贸n: En Teams, puedes consultar, compartir y editar documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y archivos de Excel en tiempo real.
- Agrega un archivo a un canal para conceder acceso a todos los usuarios que lo necesiten: El archivo se comparte con todo el equipo y se mostrar谩n los cambios a medida que se realicen.Re煤nete
- Reuniones y videollamadas: pasa al instante de un chat grupal a una videoconferencia con solo pulsar un bot贸n. Los equipos de 10 o 10 000 personas se pueden reunir en un mismo lugar, independientemente de en cu谩ntos lugares se encuentren.
- Almacenamiento de archivos personal en la nube.
- Colaboraci贸n en tiempo real con Office 365: trabaja con otras personas utilizando tus aplicaciones favoritas de Office para la Web entre las que se incluyen Word, Excel, PowerPoint y OneNote.
✅ WEBINARS EN TEAMS
Puedes organizar y celebrar reuniones y seminarios web interactivos para hasta mil asistentes con Teams. Es muy similar a las reuniones de TEAMS
✅ EVENT LIVE EN TEAMS
Respecto al event LIVE, se procurar谩 que el orden de los ponentes sea acorde a su reputaci贸n, de menor a mayor. Para que el nivel de conexiones vaya in crescendo.
Recordar que se debe silenciar a todos los moderadores.
La persona indicada con el rol del moderador se encargar谩 de revisar todos los comentarios privados que se reciban y de si procede contestarlos uno a uno. Si se decide publicar comentarios se ha de ser consecuente y publicarlos todos, salvo los t贸xicos. El turno de preguntas no deber铆a exceder el 10% del tiempo, para 40 minutos el m谩x son 4 minutos de preguntas.
Adem谩s, para que todo respire la MARCA se recomienda que los ponentes tengan una mosca o marca de agua, fondo personalizado… de esta forma, conseguiremos ambientar la experiencia virtual y generar esa sensaci贸n de estar en nuestras instalaciones.
El aviso final en el chat del LIVE EVENT agradeciendo la visita e indicando que al finalizar podr谩n participar en el equipo de TEAMS es una buena idea. Complementario a esto se recomienda un saludo inicial recordando que al finalizar estar谩 disponible el TEAMS para resolver y facilitar todas las dudas sobre nuestro grupo educativo y su oferta acad茅mica.
EVENT LIVE
PROS / CONTRA
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VIDEO LLAMADAS EN TEAMS POR CANAL
PROS / CONTRA
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EQUIPO ADICIONAL
Para event live y webinars necesitaremos al presentador, un moderador que vea mensajes y responda y un tercero que detecte posibles TROLLS incidencias (este tercero m谩s cuando es una videollamada reuni贸n)
Gracias por tu lectura.
Puedes consultar tambi茅n los siguientes links:馃敆 Premio de calidad 馃弳 a la automatizaci贸n "To go far go together" - Digitalizaci贸n Proceso Pr谩cticas
馃敆 Uso de Sharepoint para crear tu propias paginas web de comunicaci贸n interna
馃敆 Uso de Microsoft List para organizar tu informaci贸n
馃敆 Los s煤per poderes de POWER PLATFORM como herramienta LOW CODE
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