🎯 Microsoft TEAMS como herramienta comunicativa en las organizaciones
¿Qué ventajas ofrece Microsoft Teams?
- Trabajar entre personas de un mismo equipo, compartiendo entre ellos sus recursos.
- Permite realizar llamadas / videollamadas / Chat empresarial manteniendo reuniones uno a uno o en grupo y compartir pantalla o ceder la pantalla a otro compañero del equipo.
- Aporta un sitio en común con la mensajería y almacenamiento de archivos en la nube (sharepoint//onedrive).
- Permite simplificar el trabajo en equipo al eliminar gran cantidad de emails y comunicaciones enviadas habitualmente en cualquier proyecto.
- Ofrece seguimiento, a través del historial de chats y notificaciones.
- Integración con office 365 y TEAMS.
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- Organizar el equipo y desarrollar su trabajo. Con Teams puedes crear EQUIPOS con compañeros de trabajo y/o otras personas.
- Compartir información (documentos, pdf, videos…). Puedes subir documentos (Word, Excel, PowerPoint, etc.) sobre los que pueden trabajar todos los miembros del equipo.
- Queda reflejada en la herramienta la huella colaborativa y conversacional de los participantes. La información queda almacenada.
- Teams nos permite referenciar a toda la documentación comentando cualquier cuestión relevante que queda almacenada sin necesidad de enviar correos electrónicos.
- Los usuarios pueden incorporarse más tarde a un equipo (o ser invitados) y acceder a todo el histórico de información de ese equipo.
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Una de las mayores ventajas que le veo es que permite el Trabajo en común que se esté realizando sin tener que enviar correos electrónicos y con la huella de todo lo que sucede.
¿Cómo empiezo a utilizar Microsoft Teams?
🔵 Para comenzar a utilizar Microsoft Teams es necesario tener activado Office 365 en la cuenta institucional, educativa o de la empresa.
🔵 Para acceder a Microsoft Teams podrás hacerlo a través de internet, accediendo a la página: portal.office.com y una vez validado con su usuario accederás al paquete Office 365. También puedes instalarte la aplicación de escritorio que es algo más completa. Además, también dispones de la aplicación en el móvil.
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Crear un equipo de trabajo
🔵 Si hago clic en Crear Equipo priero me muestra una tipología de posibles tipos de Equipo que puedo formar (Clase, docencia, etc.) orientados a la docencia. Si quiero simplemente un grupo colaborativo con mis compañeros, superiores o subordinados de mi unidad selecciono Otros.
Creemos un canal para tratar un tema
🔵 Al hacer clic en el menú Izquierdo en esta opción se muestran los equipos a los que pertenezco. Selecciono el equipo al que me quiero dirigir.
🔵 Respecto a los canales queremos resaltar la importancia de establecer bien la clasificación de los canales (públicos y privados), a su vez las respectivas pestañas para cada canal. De esta forma, el usuario podrá ir navegando dentro del equipo de TEAMS por cada uno de los canales y sus pestañas relacionadas.
En cada una de estas pestañas hemos visto que la opción de embeber contenido de sharepoint es la más visual para el sistema y nos permite que el usuario siga navegando dentro de TEAMS sin que se escape del espacio, consiguiendo una mayor experiencia dentro del mismo TEAMS. Por esta razón, se recomienda diseñar secciones en Sharepoint (una por canal), todas con la misma apariencia visual, primando los rostros de las personas y la contextualización de contenidos por área. 🔗 CONSULTA ESTE POST SOBRE SHAREPOINT
De forma paralela, se recomienda en el equipo de TEAMS habilitar una pestaña privada oculta de tipo ADMIN, para el equipo de administración del TEAMS. El objetivo final de este canal será el de gestionar todas las incidencias, dudas que surjan dentro de la plataforma, además de poder establecer reuniones de coordinación bajo dicho canal.
En dichas reuniones grupales, al igual que en las presenciales, se podrá compartir escritorio con vídeos en pantalla, powerpoint/pdf promocionales previamente preparados, con esto se aportará un mayor valor añadido a la reunión.
A su vez, previamente en el equipo de TEAMS se habrá publicado una conversación de tipo “ANUNCIO”, (TEAMS dota de una mayor fuerza visual a este tipo de publicaciones) avisando del timing de reuniones e invitando a participar.
Dichas reuniones se recomiendan que sean grabadas para que luego queden reflejadas en el canal y cualquiera pueda consultarlas en diferido.
¿Reuniones versus Event Live versus Webinar?
- Crear una reunión – Video llamada
- Crear un Event Live. Cómo producir un event LIVE
- Diferencias entre video llamada y event live (Pros y contras)
- Roles posibles (Presentador, organizador, moderador)
- Moderación de comentarios
✅ REUNIONES EN TEAMS
Directrices video llamadas en TEAMS
Deberán entrar a la sala con el micrófono y la cámara desenchufada. Para ello se recomienda configurarlo así previamente en la reunión.
El moderador debe avisar de esto al principio de la video llamada. El moderador llevará el seguimiento y orden de intervención. Puede publicar en el chat de la videollamada el orden de intervención.
Por si acaso, está la opción de “Silenciar a todos” y que se activen el micrófono solo los que presentan. Por tanto, se deberá moderar para evitar que hable todo el mundo a la vez. Además, se puede ir uno a uno asignando el rol de asistente.
Los que presenten podrán compartir pantalla.
Si alguien quiere participar deberá “Levantar la mano” con el icono de TEAMS de la mano.
Deberá ser el coordinador de cada mesa el que facilite el enlace de la mesa en TEAMS a los que presentan para asegurarse que están todos.
El enlace es el mismo para los presentadores que para los espectadores.
Los asistentes deberán unirse a la hora acordada. Si se diera el caso de que el coordinador viera que falta algún presentador en la reunión puede invitarlos manualmente así.
¡También podrás grabar las sesiones!
✅ Las CONVERSACIONES chat en TEAMS
Crear un chat o llamada con múltiples usuarios
En la parte superior izquierda hacemos clic en la opción, y podremos crear un nuevo chat con varios miembros del equipo. A continuación, añadimos un nombre para el nuevo chat e incluimos los miembros que queremos que integren el nuevo chat.
Botones dentro de un chat
En la parte superior derecha de un chat, podemos encontrar cuatro botones:
- Videollamada
- Llamada de audio
- Compartir la pantalla
- Agregar personas
TRUCOS: A tener en cuenta:
1.- Si quiero que alguien del equipo se entere de mi comentario, puedo nombrarlo dentro del mensaje con @nombre, por ejemplo @maria
Chatea
- Búsquedas y chats ilimitados: comparte tu opinión y agrega tu toque personal. Envía GIF, adhesivos y emojis en un chat grupal o en mensajes individuales.
- Etiqueta personas para dar visibilidad a su mensaje: en un chat o en una conversación del canal, escriba @, seguido por el nombre de otro miembro del equipo o su dirección de correo electrónico, y selecciónelo. De esta forma, recibirá una notificación sobre la conversación en su fuente de actividades.Colabora
- Colaboración: En Teams, puedes consultar, compartir y editar documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y archivos de Excel en tiempo real.
- Agrega un archivo a un canal para conceder acceso a todos los usuarios que lo necesiten: El archivo se comparte con todo el equipo y se mostrarán los cambios a medida que se realicen.Reúnete
- Reuniones y videollamadas: pasa al instante de un chat grupal a una videoconferencia con solo pulsar un botón. Los equipos de 10 o 10 000 personas se pueden reunir en un mismo lugar, independientemente de en cuántos lugares se encuentren.
- Almacenamiento de archivos personal en la nube.
- Colaboración en tiempo real con Office 365: trabaja con otras personas utilizando tus aplicaciones favoritas de Office para la Web entre las que se incluyen Word, Excel, PowerPoint y OneNote.
✅ WEBINARS EN TEAMS
Puedes organizar y celebrar reuniones y seminarios web interactivos para hasta mil asistentes con Teams. Es muy similar a las reuniones de TEAMS
✅ EVENT LIVE EN TEAMS
Respecto al event LIVE, se procurará que el orden de los ponentes sea acorde a su reputación, de menor a mayor. Para que el nivel de conexiones vaya in crescendo.
Recordar que se debe silenciar a todos los moderadores.
La persona indicada con el rol del moderador se encargará de revisar todos los comentarios privados que se reciban y de si procede contestarlos uno a uno. Si se decide publicar comentarios se ha de ser consecuente y publicarlos todos, salvo los tóxicos. El turno de preguntas no debería exceder el 10% del tiempo, para 40 minutos el máx son 4 minutos de preguntas.
Además, para que todo respire la MARCA se recomienda que los ponentes tengan una mosca o marca de agua, fondo personalizado… de esta forma, conseguiremos ambientar la experiencia virtual y generar esa sensación de estar en nuestras instalaciones.
El aviso final en el chat del LIVE EVENT agradeciendo la visita e indicando que al finalizar podrán participar en el equipo de TEAMS es una buena idea. Complementario a esto se recomienda un saludo inicial recordando que al finalizar estará disponible el TEAMS para resolver y facilitar todas las dudas sobre nuestro grupo educativo y su oferta académica.
EVENT LIVE
PROS / CONTRA
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VIDEO LLAMADAS EN TEAMS POR CANAL
PROS / CONTRA
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EQUIPO ADICIONAL
Para event live y webinars necesitaremos al presentador, un moderador que vea mensajes y responda y un tercero que detecte posibles TROLLS incidencias (este tercero más cuando es una videollamada reunión)
Gracias por tu lectura.
Puedes consultar también los siguientes links:🔗 Premio de calidad 🏆 a la automatización "To go far go together" - Digitalización Proceso Prácticas
🔗 Uso de Sharepoint para crear tu propias paginas web de comunicación interna
🔗 Uso de Microsoft List para organizar tu información
🔗 Los súper poderes de POWER PLATFORM como herramienta LOW CODE
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