馃弳 Premio Calidad - Digitalizaci贸n Proceso Solicitud Pr谩cticas curso 2020-2021

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Quiero celebrar en esta entrada de blog El PREMIO en INNOVACI脫N DIGITAL de la Universidad CEU Cardenal Herrera por el aprovechamiento de varias herramientas digitales de forma coordinada y su uso para dar soluci贸n a una gesti贸n acad茅mica y cl铆nica compleja. Por lograr una mejora sustancial en t茅rminos organizativos y de seguridad se concede el premio al proyecto “To go far go together”, presentado por Mar铆a del Mar Jovani y en el que han participado varias personas del grado en Odontolog铆a, la Cl铆nica Odontol贸gica, la Unidad de Transformaci贸n Digital y el Servicio de Idiomas.




Ya van 6 premios CEU, agradeced a todo el equipazo de transformaci贸n digital porque el premio es de ellos. Andrea y Alonso por ser mis maestros y de los que me queda mucho por aprender, Merc猫 mi compa帽era y consejera, Mercedes l铆der, mediadora y visionaria e I帽aki, capit谩n de barco que saca lo mejor de todos nosotros con retos que jam谩s so帽茅. Y por 煤ltimo y muy importante, la comunidad CEU sin ellos dejar铆amos de tener sentido, sin Mar la que propuso el proyecto, sin la ideas, la ilusi贸n, la colaboraci贸n, la paciencia y la ambici贸n por mejorar, nada de esto brillar铆a como hasta ahora.

La Unidad de Transformaci贸n Digital automatiz贸 el proceso de solicitud de pr谩cticas con un flujo en Power Automate para:

  • Recoger y archivar la documentaci贸n de forma r谩pida y sin papel (a trav茅s de Power Automate)
  • Conseguir que el alumno lea y firme las normas con anterioridad a sus pr谩cticas y que todo quede archivado de forma digital.
  • Obtener toda la documentaci贸n sin que el alumno venga presencialmente en plena pandemia por el COVID-19 (Onedrive y Sharepoint).
  • Que todo quede archivado en un mismo lugar de f谩cil acceso para que los responsables puedan revisarlo y, si todo est谩 correcto, autorizar al alumno la realizaci贸n de las pr谩cticas.


Forms + Sharepoint + Power Automate + Outlook


Este proceso se realiz贸 hasta 5 veces, uno por 谩rea de pr谩cticas

SharePoint es una herramienta muy 煤til para la creaci贸n de portales, incluyendo sitios donde compartir informaci贸n con otras personas , con la ventaja de poder personalizar el contenido que queremos visualizar, ya que cumple con todos los requisitos de privacidad, control de acceso, y compatibilidad con cualquier dispositivo m贸vil. En definitiva, portales colaborativos como una Intranet. La plataforma ideal para compartir contenidos. Leer post relacionado

Power Automate permite crear flujos de trabajo conectando dos o m谩s aplicaciones, mediante conectores predise帽ados. Estos flujos de trabajo se integran perfectamente con las aplicaciones de Office 365, aumentando la eficiencia en cualquier negocio. Los flujos de trabajo que se pueden crear, son automatizados y escalables. Leer post relacionado




Algunos de los beneficios de la experiencia 

  • El tiempo es oro. Reducir las colas y el tiempo de espera, que en estos casos siempre se sol铆a dar.
  • Permitir hacerlo desde casa evitando desplazamientos innecesarios.
  • Flexibilidad de tiempo puesto que el estudiante podr铆a cumplir el formulario en la hora que quisiera.
  • La reducci贸n de riesgos de contagios por aglomeraciones y manipulaci贸n de papel
  • El control centralizado de cuantos lo han solicitado hasta la fecha con su r谩pida consulta y aprobaci贸n.
  • El archivado autom谩tico en la nube de las solicitudes evitando fallos humanos en la clasificaci贸n de la documentaci贸n.
  • Evitar el env铆o de mails con informaci贸n confidencial
  • Respecto a los beneficios, se puede comentar tambi茅n en la reducci贸n de papel. Ya que los solicitantes ten铆a que adjuntar 5 documentos alguno de ellos de m谩s de 5 p谩ginas, contribuyendo a la sostenibilidad. Estamos hablando que si son 900 instancias hemos evitado 4.500 documentos, y a 6 folios de media 27.000 folios.  



Picos de las solicitudes online recibidas por la Unidad de Transformaci贸n Digital. Si no se hubiera gestionado digitalmente esto hubiera llevado a largas colas en Secretar铆a.


Dejando sello.

馃弳 Hist贸rico de los 7 Premios CEU recibidos:
¡Gracias!




A riesgo de parecer pesado

A los pioneros les atrae ir por delante, dir铆a que en parte les atrae porque piensan que el verdadero riesgo est谩 en recorrer el camino que otros ya anduvieron. Sin embargo la creencia general, esa que de forma impulsiva podr铆a conformar la respuesta de muchos, es que el pionero asume riesgos. En cierto modo creo que es cierto, el pionero asume el riesgo de no llegar, el riesgo de perderse y el riesgo de encontrar algo nuevo que demuestra que es “mejor” que aquello que ya era conocido. S铆, eso para muchos tambi茅n es un riesgo. Lo es porque pone en evidencia el estatus quo.

El a帽o 2020 ha puesto en evidencia el status quo de casi todo, y eso ha evidenciado que necesitamos la m谩s que nunca la actitud de los pioneros. La capacidad de imaginar un horizonte y emprender el camino aunque el camino no exista todav铆a. Por eso, a riesgo de parecer pesado, lo dir茅 una vez m谩s: en el CEU siempre hemos sido pioneros, eso nos ha permitido llegar hasta aqu铆.

Nuestros premios Innova(c)i贸n reconocen el valor que damos en la Universidad CEU Cardenal Herrera a la actitud pionera. En esta edici贸n estos son los premiados.

Categor铆a INNOVA(C)CI脫N INNOVACI脫N DIGITAL en la Universidad CEU Cardenal Herrera

 

Por el aprovechamiento de varias herramientas digitales de forma coordinada y su uso para dar soluci贸n a una gesti贸n acad茅mica y cl铆nica compleja. Por lograr una mejora sustancial en t茅rminos organizativos y de seguridad se concede el premio al proyecto “To go far go together”, presentado por Mar铆a del Mar Jovani y en el que han participado varias personas del grado en Odontolog铆a, la Cl铆nica Odontol贸gica, la Unidad de Transformaci贸n Digital y el Servicio de Idiomas.


Enhorabuena a los premiados, gracias a todas las personas que han participado presentando proyectos en esta edici贸n. Las gracias son por adoptar la actitud pionera, que no solo por participar. 


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