🏆 Premio Calidad - Digitalización Proceso Solicitud Prácticas curso 2020-2021

11:39 , , , ,

Quiero celebrar en esta entrada de blog El PREMIO en INNOVACIÓN DIGITAL de la Universidad CEU Cardenal Herrera por el aprovechamiento de varias herramientas digitales de forma coordinada y su uso para dar solución a una gestión académica y clínica compleja. Por lograr una mejora sustancial en términos organizativos y de seguridad se concede el premio al proyecto “To go far go together”, presentado por María del Mar Jovani y en el que han participado varias personas del grado en Odontología, la Clínica Odontológica, la Unidad de Transformación Digital y el Servicio de Idiomas.




Ya van 6 premios CEU, agradeced a todo el equipazo de transformación digital porque el premio es de ellos. Andrea y Alonso por ser mis maestros y de los que me queda mucho por aprender, Mercè mi compañera y consejera, Mercedes líder, mediadora y visionaria e Iñaki, capitán de barco que saca lo mejor de todos nosotros con retos que jamás soñé. Y por último y muy importante, la comunidad CEU sin ellos dejaríamos de tener sentido, sin Mar la que propuso el proyecto, sin la ideas, la ilusión, la colaboración, la paciencia y la ambición por mejorar, nada de esto brillaría como hasta ahora.

La Unidad de Transformación Digital automatizó el proceso de solicitud de prácticas con un flujo en Power Automate para:

  • Recoger y archivar la documentación de forma rápida y sin papel (a través de Power Automate)
  • Conseguir que el alumno lea y firme las normas con anterioridad a sus prácticas y que todo quede archivado de forma digital.
  • Obtener toda la documentación sin que el alumno venga presencialmente en plena pandemia por el COVID-19 (Onedrive y Sharepoint).
  • Que todo quede archivado en un mismo lugar de fácil acceso para que los responsables puedan revisarlo y, si todo está correcto, autorizar al alumno la realización de las prácticas.


Forms + Sharepoint + Power Automate + Outlook


Este proceso se realizó hasta 5 veces, uno por área de prácticas

SharePoint es una herramienta muy útil para la creación de portales, incluyendo sitios donde compartir información con otras personas , con la ventaja de poder personalizar el contenido que queremos visualizar, ya que cumple con todos los requisitos de privacidad, control de acceso, y compatibilidad con cualquier dispositivo móvil. En definitiva, portales colaborativos como una Intranet. La plataforma ideal para compartir contenidos. Leer post relacionado

Power Automate permite crear flujos de trabajo conectando dos o más aplicaciones, mediante conectores prediseñados. Estos flujos de trabajo se integran perfectamente con las aplicaciones de Office 365, aumentando la eficiencia en cualquier negocio. Los flujos de trabajo que se pueden crear, son automatizados y escalables. Leer post relacionado




Algunos de los beneficios de la experiencia 

  • El tiempo es oro. Reducir las colas y el tiempo de espera, que en estos casos siempre se solía dar.
  • Permitir hacerlo desde casa evitando desplazamientos innecesarios.
  • Flexibilidad de tiempo puesto que el estudiante podría cumplir el formulario en la hora que quisiera.
  • La reducción de riesgos de contagios por aglomeraciones y manipulación de papel
  • El control centralizado de cuantos lo han solicitado hasta la fecha con su rápida consulta y aprobación.
  • El archivado automático en la nube de las solicitudes evitando fallos humanos en la clasificación de la documentación.
  • Evitar el envío de mails con información confidencial
  • Respecto a los beneficios, se puede comentar también en la reducción de papel. Ya que los solicitantes tenía que adjuntar 5 documentos alguno de ellos de más de 5 páginas, contribuyendo a la sostenibilidad. Estamos hablando que si son 900 instancias hemos evitado 4.500 documentos, y a 6 folios de media 27.000 folios.  



Picos de las solicitudes online recibidas por la Unidad de Transformación Digital. Si no se hubiera gestionado digitalmente esto hubiera llevado a largas colas en Secretaría.


Dejando sello.

🏆 Histórico de los 7 Premios CEU recibidos:
¡Gracias!




A riesgo de parecer pesado

A los pioneros les atrae ir por delante, diría que en parte les atrae porque piensan que el verdadero riesgo está en recorrer el camino que otros ya anduvieron. Sin embargo la creencia general, esa que de forma impulsiva podría conformar la respuesta de muchos, es que el pionero asume riesgos. En cierto modo creo que es cierto, el pionero asume el riesgo de no llegar, el riesgo de perderse y el riesgo de encontrar algo nuevo que demuestra que es “mejor” que aquello que ya era conocido. Sí, eso para muchos también es un riesgo. Lo es porque pone en evidencia el estatus quo.

El año 2020 ha puesto en evidencia el status quo de casi todo, y eso ha evidenciado que necesitamos la más que nunca la actitud de los pioneros. La capacidad de imaginar un horizonte y emprender el camino aunque el camino no exista todavía. Por eso, a riesgo de parecer pesado, lo diré una vez más: en el CEU siempre hemos sido pioneros, eso nos ha permitido llegar hasta aquí.

Nuestros premios Innova(c)ión reconocen el valor que damos en la Universidad CEU Cardenal Herrera a la actitud pionera. En esta edición estos son los premiados.

Categoría INNOVA(C)CIÓN INNOVACIÓN DIGITAL en la Universidad CEU Cardenal Herrera

 

Por el aprovechamiento de varias herramientas digitales de forma coordinada y su uso para dar solución a una gestión académica y clínica compleja. Por lograr una mejora sustancial en términos organizativos y de seguridad se concede el premio al proyecto “To go far go together”, presentado por María del Mar Jovani y en el que han participado varias personas del grado en Odontología, la Clínica Odontológica, la Unidad de Transformación Digital y el Servicio de Idiomas.


Enhorabuena a los premiados, gracias a todas las personas que han participado presentando proyectos en esta edición. Las gracias son por adoptar la actitud pionera, que no solo por participar. 


Valoro mucho tus comentarios

No hay comentarios

Suscribirse a: Enviar comentarios ( Atom )