🏆 Premio Calidad - Digitalización Proceso “Transformando los Pagos, del papel al click” 2021-22
7 RAZONES | 7 PROYECTOS | 7 OPORTUNIDADES | 7 REGALOS con estos 7 PREMIOS DE CALIDAD otorgados por el CEU.
Quiero celebrar con esta entrada de blog este último PREMIO en INNOVACIÓN DIGITAL de la Universidad CEU Cardenal Herrera por el aprovechamiento de varias herramientas digitales de forma coordinada para mejorar procesos del área de posgrado obtiene el premio el proyecto “Transformando los Pagos, del papel al click” coordinado por Helena Lozano, liderado por el equipo de gestión de posgrado y con el apoyo de la Unidad de Transformación Digital (particularmente con mi humilde granito de arena).
Ya van 7 premios CEU, agradeced a todo el equipazo de transformación digital porque el premio es de ellos. Sin Julia y Mercedes que motivaron el proyecto, sin la ideas conjuntas, la ilusión de nuestras unidades, la colaboración entre equipos, la paciencia y la ambición por mejorar, nada de esto brillaría como hasta ahora.
La gestión de las órdenes de pago es una tarea que se repite de forma reiterada año tras año. Esta gestión implica a varios actores y equivale a ponerlos de acuerdo para que el pago se pueda llevar a cabo. El proceso conlleva varios trámites internos que hace que sea lento de finalizar.
Si se analiza esta tarea, se puede comprobar que existe un gran consumo de tiempo y recursos en su gestión, ya que el proceso no disponía de una herramienta que permita un seguimiento ágil de su desarrollo, así como un repositorio de pago para que todos sus gestores sepan en qué estado se encuentra el pago.
Como se puede comprobar, todo este proceso implicaba la gestión manual con llamadas y el envío de numerosos correos electrónicos, para validar la aceptación de cada uno de los actores del proceso.
Además, no existía una herramienta que permitiera realizar un control del estado o avance del proceso de forma unificada mediante un patrón común, así como saber si el proceso se encuentra ya validado o no.
En vista de todo esto, la motivación principal surge para intentar dar una mayor agilidad al procedimiento, automatizar y digitalizar el proceso permitiendo reducir el tiempo y recursos que se emplean.
Me siento muy privilegiado por formar parte de un gran equipo con los que aprendo y crezco cada día. Son una oportunidad más para mejorar, progresar y contribuir...
La Unidad de Transformación Digital automatizó el proceso de PAGOS con un flujo en Power Automate y un sharepoint dedicado para lograr:
- Recoger y archivar la documentación de forma rápida y sin papel (a través de Power Automate)
- Que todo quede archivado en un mismo lugar de fácil acceso para que los responsables puedan revisarlo y, si todo está correcto, autorizar el pago final.
- Eliminación de trámites burocráticos y la agilización y modernización de los procedimientos de la institución.
- Elaboración de una plataforma segura que pueda almacenar, editar y compartir las órdenes de pago. Un Repositorio digital con todas las órdenes de pago.
- La plataforma debe poder recoger y guardar la “huella digital” de todo el proceso para cada orden de pago. Con fechas y tiempos de vida del proceso.
- Comprobación de forma visual y sencilla del ESTADO en que se encuentran la elaboración de las ordenes de pago. Debe de permitir comprobar de forma visual el estado de las órdenes de pago.
- Automatización en la generación de las órdenes de pago en FORMATO PDF para ser enviadas al interesado.
Para permitir generar automáticamente los archivos PDF una vez que se ha finalizado la revisión de las órdenes de pago, con la herramienta Power Automate, que permite crear flujos de trabajo conectando dos o más aplicaciones. La idea es eliminar el trabajo repetitivo de transformar los documentos de texto en archivos PDF, lo que ahorraría tiempo por parte del personal del proceso.
Histórico de los 7 Premios CEU recibidos:
- AÑO 2021/22 - “Transformando los Pagos, del papel al click”
- AÑO 2020/21 - "To go far go together" - Digitalización Proceso Prácticas
- AÑO 2020/21 - Proyecto "Embajadores, IT, y transformación digital unidos al servicio del CEU durante la pandemia"
- AÑO 2019/20 - Arca de Noé - Oportunidades de Empleo - Adquisición habilidades Comunicación Digital
- AÑO 2017/18 - Los vlogs/videobloggers de Veterinaria
- AÑO 2010/11 - Proyecto de desarrollo e implementación de una nueva web corporativa
- AÑO 2007/08 - Blogs aplicados a la asignatura DSI
7 MOTIVOS para crecer, compartir, innovar, crear, mejorar, progresar y contribuir...
Ir por delante
Ir por delante parece peligroso, hay que abrir el camino y afrontar lo que pueda esconder el horizonte. Pero lo realmente peligroso es ir por detrás. El que va por detrás no tiene que apartar ramas ni cruzar el río cuando todavía no está construido el puente. Pero el que va por detrás no toma sus propias decisiones. No las toma porque simplemente sigue el camino que otros han abierto.
Los premios de Innova(c)ión reconocen el valor que damos en la Universidad CEU Cardenal Herrera a los que se atreven a ir por delante. En esta edición estos son los premiados.
Categoría INNOVA(C)CIÓN INNOVACIÓN DIGITAL en la Universidad CEU
Cardenal Herrera
Por el aprovechamiento de varias herramientas digitales de forma coordinada para mejorar procesos del área de posgrado obtiene el premio el proyecto “Transformando los Pagos, del papel al click” coordinado por Helena Lozano, liderado por el equipo de gestión de posgrado y con el apoyo de la Unidad de Transformación Digital.
Enhorabuena a los premiados, gracias a todas las personas que han
participado presentando proyectos en esta edición. Gracias a
los que piensan que ir por delante es lo que tiene menos riesgo.
Valoro mucho tus comentarios